در ابتدا، کافی‌شاپ را باید مانند سایر تجارت‌ها در نظر گرفت. اگر آن را به درستی مدیریت نکنید هرگز تجارت موفقی نخواهد بود. اما از آنجایی‌که کافیشاپها همزمان یک کسب‌و‌کار درونی و بیرون‌بر بوده و در تمام طول روز آماده سرویس می‌باشند، مدیران و صاحبان کسب‌و‌کار باید ضمن سرویس‌دهی عالی و حفظ کیفیت قهوه، محیطی آرام و کارآمد با بازدهی بالا خلق کنند.
اداره مکان و مدیریت آن از سرویس‌دهی سریع تا رسیدگی به سالن مطمئناً دشوار خواهد بود؛ اما راهکارهایی وجود دارد تا موفقیت تضمین شود.
کاری که انجام می‌دهید را دوست داشته باشید. بهترین کاری که مدیران و صاحبان کافی‌شاپ می‌توانند انجام دهند این است که دوستدار کار خود باشند.
پیشنهاد میدم قبل از اینکه سرمایه خود را به هدر بدید از مشاوران ما مشورت بگیرید و در دوره های آیران شف شرکت کنید.
فرهاد زعفری محقق غذا و مدرس دانشگاه، مولف اولین کتاب استاندارد کافی شاپ در ایران
کلیشه قدیمی درباره این موضوع که {کار خود را دوست بدار و دیگر حتی یک روز هم احساس کار کردن نخواهی داشت} را باور دارم و به عقیده من کاملا صحیح است. بسیار به ندرت پیش می‌آید که برای رفتن به سر کار وحشت‌زده باشم. زمانی‌که صاحب تجارت این گونه اشتیاق خود را بروز می‌دهد، مطمئناً کارمندان و مشتری‌ها نیز این اشتیاق و هیجان را حس می‌کنند. این امر تجربه قهوه را برای همه دلپذیر می‌کند.
کارکنان را به گونه‌ای آموزش دهید که مفید، با دانش کافی و مؤدب باشند. کارکنان مفید و مؤدب کافی شاپ به مشتریان احساس خوشایند می‌دهند و مقدم آنان را خوشامد می‌دانند و از آنجایی‌که بسیاری از مشتریان اطلاع کافی و دقیقی از انواع قهوه ندارند یک راهنمایی خوب منجر به یک تصمیم‌گیری صحیح می‌شود. در کافی شاپ اصولا باریستا، چند دقیقه‌ای را با مشتریان به صحبت می‌پردازد تا ذائقه آنان را بشناسد و قهوه مطابق میل و سلیقه آنان پیشنهاد دهد، این هنر فروشنده و باریستا است.
ارائه‌دهنده اینترنت باشید. کافیشاپها احتمالاً یکی از اولین کسب‌و‌کارهایی هستند که ارائه‌دهنده وای فای به مشتریان می‌باشند؛ چراکه دانش‌آموزان و نویسندگان به کافی‌شاپ می‌روند تا بر روی پروژه خود مطالعه و یا کار کنند. پیشنها دادن اینترنت رایگان به مشتری این فرصت را فراهم می‌آورد که هر کس با لپ‌تاپ و یا گوشی هوشمند حین استفاده از اینترنت و لذت بردن از قهوه زمان بیشتری را در کافی‌شاپ شما صرف کند.
محیط آرامی را فراهم کنید.
متخصصان معتقد اند" تصورات بسیاری از چگونگی ساخت قهوه خوب وجود دارد اما آن فراتر از یک باریستا خوب بودن و نوشیدنی خوب درست کردن است. ساخت نوشیدنی خوب و فراهم آوردن محیطی آرام و تمیز است که در مجموع تاثیرگذار خواهد بود." عناصر آرامش‌بخش در هر قسمت از دکور کافی‌شاپ ترکیب می‌شود. شما می‌توانید نقاشی به دیوار آویزان کنید، موسیقی آرامش‌بخش پخش کنید و از صندلی راحتی در کافی‌شاپ استفاده کنید.
پیشنهاد غذا دهید. مطمئناً بسیاری از مردم تنها برای میل کردن قهوه در صبح به کافی‌شاپ می‌روند اما برخی مشتریان یک صبحانه متعادل‌تر مدنظر دارند نظیر: کروسان، ساندویچ‌های صبحانه و یا دیگر گزینه‌های کوچک مناسب وعده صبحانه. همچنین لوازم مناسب وعده ناهار را برای کسانی که به دنبال میل غذا در مکانی، مطالعه و یا گذران اوقات فراغت می‌باشند آماده سازید.
یک خط سفارش جداگانه برای نوشیدنی قهوه آماده کنید. اداره یک کافی‌شاپ به این معنی است که در بطن آن، ضمن دارا بودن سرعت کافی، کارآمدی نیز نهفته باشد. مشکلی که اکثراً باعث می‌شود در ساعات شلوغی کافی‌شاپ، تنگنایی در سفارش‌گیری پیش آید، مشتریانی هستند که قصد سفارش قهوه سفارشی دارند که منجر به رنجیده خاطر کردن افرادی شده که قهوه سریع می‌خواهند و حتی در مواردی این شلوغی باعت می‌شود مکان را ترک کنند. بنابراین ایجاد یک خط سفارش جدید جریان سفارش را آرام نموده و از شلوغی می‌کاهد.
موسیقی پخش کنید و یا سرگرمی ایجاد کنید. استفاده از گروه‌های موسیقی یا قرائت شعر، استانداردی برای بسیاری از کافیشاپها است. دیگر کافیشاپها تنها موسیقی پخش می‌کنند. بدون در نظر گرفتن این موضوع که شنونده قصد درنگ کردن و ماندن در کافی‌شاپ را دارد یا خیر، موسیقی اضافه شده به فضا حس دعوت کنندگی و دلپذیری فضا را می‌افزاید.
هنر محلی را به ورطه نمایش گذارید. دیدن کارهای هنری ضمن نوشیدن قهوه و یا منتظر ماندن در صف، مشتری را به وجد می‌آورد. هنرمندان حتی می‌توانند قیمت اثر خود را به آن آویزان کنند تا فرصتی برای فروش آنها فراهم شود. این آثار هنری فضای محیط را بهبود بخشیده و این نکته را به مشتریان می‌رساند که شما از هنر محلی حمایت می‌کنید.
به مشتریانی که فنجان خود را همراه داشته باشند تخفیف دهید. ۵ یا ده سنت تخفیف قهوه برای کسانی که فنجان خود را به همراه داشته باشند مشتریان را تشویق می‌کند که دوباره به کافی‌شاپ شما بازگردند و زباله و ضایعات را کاهش دهد. شما حتی می‌توانید فنجان‌های خود به همراه لوگو مخصوص کافی‌شاپ را به آنان بفروشید.
فنجان‌های تست قهوه برای باریستا فراهم کنید. به سبب این امتحان باریستا متوجه می‌شود که طعم قهوه چگونه باید باشد.
این امتحان برای ساخت قهوه خوب ضروری است." اگر شما نمی‌دانید که قهوه خوب چه طعمی است هیچ وقت متوجه نخواهید شد که کی طعم آن اشتباه است."
کافه داری مستلزم دانش و تجربه است باید مدیر مدبری باشید.
فرهاد زعفری بنیانگذار کافی شاپ حرفه ای در ایران با بیش از 40 سال سابقه و موسس اولین موسسه آموزشی کافی شاپ باریستا در ایران، مدرس کافی شاپ، مولف کتاب استاندارد کافی شاپ، تدوینگر استاندارد کافی شاپ در ادره پژوهش سازمان فنی حرفه ای کشور، مدیر و مالک کافه صدف در خیابان ولیعصر
