واژه تشریفات که از زبان عربی گرفته شده است برگرفته از کلمه عربی شرف می‌باشد و این واژه از لحاظ معنایی در زبان فارسی به معنای احترام و عزیز بودن است. به غیر از این تعریف که از این کلمه کردیم می‌توانیم بگوییم تشریفات شامل مجموعه رفتار‌ها و تعاملاتی می‌شود که در شرایط مختلف برای افراد متفاوت است. مدیریت تشریفات در هتلداری نیازمند مهارت‌های مدیریتی عالی، حرفه‌ای و قابل دستیابی است. مدیریت تشریفاتدر هتلداری دارای طیف وسیعی از مسئولیت است. به عنوان مدیر هتل، مسئول نظارت و داشتن دانش قوی مالی، برنامه ریزی، خدمات و سازمان هستید. در حالی که یک تیم از مدیران در کنار شما قرار دارید، به عنوان مدیر هتل باید رهبری و پیروی کنید .

در نقش مدیر هتل، مسئولیت مدیریت روزانه یک هتل و کارمندان آن، بودجه بندی و مدیریت مالی را بر عهده خواهید داشت. باید همه خدمات هتل، از جمله هماهنگی جلسات (پذیرش، نگهبانی و رزرو)، فعالیت‌های آشپزی و آشامیدنی و برنامه ریزی، سازماندهی و غیره را مدیریت کنید.

مدیریت تشریفاتدر هتلداری با اعتماد به نفس و همیشه در دسترس هستند. اهمیت کار گروهی را می‌دانند و ریسک پذیر می‌باشند. اگر می‌خواهید یک حرفه‌ی پر‌چالش با پیشرفت‌های هیجان انگیز داشته باشید، مدیریت تشریفات هتلداری مناسب شما می‌باشد.

تعریف مدیریت تشریفات در هتلداری

تمام هتل‌ها دارای تشریفات و قوانین منحصر به فرد خود برای مدیریت تشریفات در هتلداری از جمله هنگام ورود ارباب رجوع به نشانه احترام، که پرسنل وظیفه دارند به بهترین نحو ممکن اجرا کنند. انجام این تشریفات در هتل‌های معمولی سطح کشور ما رایج نمی‌باشد. اما اجرای آن در سطح بین المللی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

با توجه به اهمیت مدیریت تشریفات در هتلداری شخصی که این مسئولیت را بر عهده گرفته است باید میزان اهمیت این حرفه را به کارکنان و پرسنل توضیح دهد، تا تمام موارد از جمله استقبال و تشریفات و به بهترین نحو انجام شود. اگر مدیریت تشریفات هتلداری به بهترین نحو ممکن انجام شود، مدیریت تشریفات می‌تواند برای خود و هتل اعتبار کسب کند و به این ترتیب میهمانان برای سکونت مجدد در آن هتل تشویق و ترغیب خواهند شد.

مهم ترین بخش تشریفات دیدارهای دیپلماتیک می‌باشد و در صورتی که به درستی انجام شود، می‌تواند بخشی از مشکلات بین کشورها را حل کند. ارائه نوع تشریفات به دلیل تفاوت فرهنگی و تفکر کشورها متفاوت است. مدیرانی که گواهی مدیریت تشریفات هتلداری را دریافت کرده‌اند، به راه حل تشریفات آگاه‌تر می‌باشند.

ایران شف: تشریفات بین الملل چیست و چه ربطی به مدیریت تشریفات در هتلداری دارد؟

یکی از شاخه‌های مدیریت تشریفات در هتلداری، تشریفات بین الملل است در این شاخه از تشریفات تمرکز ما بر روی استقبال از دیپلمات‌ها و میهمانان خارجی و همینطور برگزاری و ساپورت مجالس بین المللی به نحو احسن می‌باشد. در تشریفات بین الملل به واسطه اینکه طرف مقابل ما فردی از کشوری متفاوت نسبت به کشور ما می‌باشد باید همه چیز به بهترین شکل و بالاترین کیفیت اتفاق بیفتد زیرا کوچک‌ترین کوتاهی یا مشکل می‌تواند در تصور میهمان از کشور و فرهنگ ما ساختاری زشت، بی ادبانه و نامناسب بسازد. برای مثال در برخی از مراسم‌های دیپلماتیک و یا تجاری بزرگ که بین سران سیاسی و تاجر‌ان کشور‌ها برگزار می‌شود کوتاهی پرسنل بخش تشریفات هتل می‌تواند تاثیر بسیار بسزایی در نتیجه داشته باشد.

ایران شف: تشریفات هتل چیست؟

تشریفات هتل شامل آداب و رفتارهایی می‌باشد که مدیران و پرسنل هتل باید در برابر انواع مهمان‌ها رعایت کنند. تشریفات هتل باید به جهت برقراری آسایش و رضایت مهمانان عزیز در سطح بالایی ارائه شود. به دلیل ورود تیپ شخصیتی متفاوت به داخل هتل، پرسنل باید بدانند در برابر هر کدام از مهمانان از چه تشریفاتی استفاده کنند. یک مدیری که برای بخش تشریفات هتل مشغول آن می‌باشد باید به واسطه تمرکزی که روی همه‌ی امور هتل دارد بداند که در کجای هتل چه رویدادی در حال اتفاق افتادن است تا با بهترین سرعت و کیفیت پرسنل خود را ملزم به برطرف کردن مشکل کند تا به فرایند خدمات رسانی هتل که منجر به افزایش سطح تشریفات هتل می‌شود آسیبی نرسد. یکی دیگر از وظایف یک مدیر برای بهینه و بهتر کردن تشریفات هتل این است که به واسطه شناخت مهارت‌های کارکنان آن دسته از کارکنانی که در طی مراحل خدمات رسانی دچار مشکل هستند را شناسایی کند و با آموزش دادن و یا اخراج کردن آنها در صورت لزوم به افزایش سطح تشریفات هتل بیفزاید.

بررسی مواردی از وظایف یک مدیر تشریفات در هتل

یک مدیر که در زمینه مدیریت تشریفات در هتل داری فعالیت می‌کند باید به نحوه انجام امور تشریفات هتل و رفتار و کارکرد پرسنل هتل با نهایت دقت توجه داشته باشد و در صورت بروز مشکلی آن را در کوتاه‌ترین زمان ممکن برطرف سازد و با توجه به موضوع گفته شده اولویت اول ایشان کسب رضایت مشتری از بستر و امکانت هتل باشد. مدیر تشریفات هتل باید با توجه به طیف وسیعی که از میهمانان برای هتل می‌آید آشنایی با انواع نحوه برخورد با میهمانانی که هر کدام از یک قشر و فرهنگ و مذهب هستند را داشته باشد و خود را برای برگزاری انواع مراسم‌ها با سطوح مختلف سیاسی، تجاری و... آماده کند.

تشریفات هتل چه مراحلی دارد؟

به طور کلی تشریفات هتل را شامل 5 مرحله استقبال از مهمان، حمل و نقل وسایل مهمان، اسکان مهمان، پذیرایی از مهمان و در آخر بدرقه و اتمام فرایند پذیرایی از مهمان می‌باشد که در ادامه به صورت جزئی تر در مورد هر کدام صحبت خواهیم کرد.

ایران شف: اولین قدم، استقبال از مهمان

به قول معروف اولین دیدار یکی از سرنوشت سازترین دیدار هاست به عنوان مسئول تشریفات هتل باید به این نکته توجه داشته باشید که به محض ورود مهمان به هتل این وظیفه شماست که با چگونه برخورد کردن با آن حس راحتی و خورسندی همراه با آرامش را به ایشان منتقل کنید، به شکلی که مهمان در همان اولین ارتباط با پرسنل هتل احساس رضایت داشته باشد. کارهایی نظیر واضح سلام دادن، لبخند داشتن، خوش لباس بودن، خوش عطر بودن و... در این امر می‌تواند کمک شما کند تا استقبال درجه یکی داشته باشید.

گام بعدی، حمل و نقل وسایل مهمان

مهمانی که تازه از راه رسیده است قطعا وسایلش برای آن سنگینی می‌کند شما می‌توانید در قدم بعدی از ایشان بخواهید تا وسایلش را جابه‌جا کنید تا به مقصد برسید. در برخی از هتل‌ها با توجه به شرایط موجود خود مهمان را به واسطه وسیله نقلیه همراه با وسایلش تا محل اتاق همراهی می‌کنند که برای این موارد تمیزی ماشین، استاندارد و سالم بودن ماشین، داشتن بنزین کافی برای حمل و نقل، داشتن گرمایش، سرمایش مناسب می‌تواند عوامل تاثیر گذاری در کسب رضایت مهمان باشد؛ یا برای هتل‌هایی که در این سطح نیستند می‌توانند با استفاده از چهار‌چرخ در صورتی که مهمان وسیله‌های زیادی همراه داشت همه را یکباره جابه‌جا کنند تا با سرعت بیشتری این اتفاق بیفتد.

سومین مرحله اسکان

اسکان مهمان در هتل به طور عمده شامل دو بخش اتاق و لابی هتل می‌شود پس برای بخش لابی به مواردی نظیر راحت بودن مبلمان انتظار، وجود داشتن میز پذیرایی از مهمان، پخش موسیقی، وجود داشتن گلدان گل، در صورت لزوم وجود داشتن جا سیگاری، نور مناسب، دمای مناسب و... توجه داشته باشید و وقتی مهمان را برای انتقال به اتاق راهنمایی می‌کنید می‌توانید برای اسکان بهتر توضیحاتی در مورد امکانات اتاق و فضای کلی اتاق به مهمان بدهید و ایشان را تشویق کنید که اگر کار یا سوالی داشت به واسطه برخی امکانات همچون زنگ فراخوان یا تماس با پذیرش هتل شما را مطلع سازد و به غیر از این موارد با تمیز و مرتب بودن چیدمان اتاق، تمیز و آراسته بودن وضع سرویس بهداشتی و حمام اتاق، خوش عطر بودن رو تختی‌ها و مبلمان، آماده بودن وسایل پذیرایی و... شرایطی بهتر برای اسکان دلنشین‌تر مهمان به وجود آورید.

پذیرایی از مهمان

یکی دیگر از بخش‌های فرایند تشریفات در هتل‌داری بحث چگونگی پذیرایی از مهمان است، این پذیرایی می‌تواند در طی مراحل قبلی به صورت‌های مختلف انجام گیرد برای مثال در بخش لابی و در هنگامی که مهمان منتظر است تا امور اولیه ورودش به هتل انجام شود با ارائه آب خنک، قهوه، چایی و... آستانه صبر ایشان را بالاتر ببرید و یا در بخش اسکان مهمان در اتاق به واسطه قرار دادن خوراکی از قبل در میز پذیرایی اتاق به مشتری خدمات پی در راستای پذیرایی داده باشید.

آخرین قدم، بدرقه مهمان

در این مرحله شما می‌توانید به واسطه دادن یک یادگاری و یا یک خداحافظی توام با مهربانی یک حس خوب دلچسب را برای مهمان ایجاد کنید و ایشان را ترغیب کنید تا اسم هتل شما در ذهنش برای سفرهای بعدی باقی بماند.

مسئولیت شما به عنوان مدیریت تشریفات درهتل چیست؟

• برنامه‌ریزی و سازماندهی خدمات هتل
• ترویج و فروش کسب و کار
• مدیریت بودجه‌ها و طرح‌های مالی
• کنترل هزینه‌ها
• حفظ اسناد آماری و مالی
• تعیین و دستیابی به اهداف فروش و سود
• تجزیه و تحلیل آمار فروش و راهبردهای مدیریت بازار و درآمد
• استخدام، آموزش و نظارت بر کارکنان
• برنامه ریزی کار برای افراد و تیم‌ها
• خوش آمد گویی به مشتریان
• رسیدگی به شکایات و نظرات مشتریان
• مشکلات را رفع و برطرف کنید
• حصول اطمینان از حوادث و کنفرانس‌ها
• نظارت بر تعمیر و نگهداری لوازم
• بازسازی مبلمان
• ملاقات با پیمانکاران و تامین کنندگان
• اطمینان از امنیت
• انجام بازرسی از اموال و خدمات
• اطمینان از انطباق با قوانین صدور مجوز، بهداشت و ایمنی و سایر مقررات قانونی و......

حقوق مدیریت تشریفات

دستمزد مدیریت تشریفات در هتل 

 بسته به سطح رقابت و محل هتل، متغییر می‌باشد. مدیریت هتل نیاز به تعهد کامل دارد، زیرا کاری همراه با فشارهای مداوم و دشواری است. مدیران باید در هنگام کار به صورت هوشمندانه لباس بپوشند و همیشه باید دیپلماتیک و مودب باقی بمانند.

مزایای اضافی مدیریت تشریفاتدرهتلداری می‌تواند شامل طرح‌های بازنشستگی و تضمین زندگی، مراقبت‌های بهداشتی خصوصی، طرح‎‌های مالکیت مشترک، وعده‌های غذایی، پرداخت هزینه لباس یا ارائه یک فرم، الگوی کار انعطاف پذیر و اقامت در هتل با تخفیف در سراسر جهان باشد.

آموزش مدیریت تشریفات درصنعت هتلداری

افرادی که مسئولیت مدیریت تشریفات هتل را بر عهده می‌گیرند باید دوره مدیریت تشریفات هتل داری را بگذرانند و تجربیات عملی لازم را کسب کنند تا بتوانند وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. افرادی که دارای گواهینامه مدیریت تشریفات هتلداری می‌باشند برای استخدام در این سمت در اولویت می‌باشند.

نتیجه

در مقاله مدیریت تشریفات در صنعت هتلداری در سایت ایران شف به برسی بهتر شیوه تشریفات، کلمه عربی شرف به چه معناست و همچنین میزان دستمزد یا پاداش یک مدیر تشریفات هتل و مسئولیت های مدیریت تشریفات را به صورت کامل توضیح دادیم، در صورتی که شما مسئول تشریفات هتلی هستید حتما تجربیات خودتان را با ما در قسمت کامنت‌های این بخش به اشتراک بگذارید تا دیگر دوستان از تجربه شما استفاده کنند.

فرهود زعفری هشجین

مدرس دانشگاه